Ratgeber · Auslesen
Positionen aus Angebotsanfragen auslesen: PDF, E-Mail und Tabelle richtig erfassen
Bevor jemand Artikel zuordnen oder Preise ermitteln kann, muss aus der Anfrage eine Liste werden: Menge, Einheit, Nummer, Beschreibung – eine Zeile je Position. Das klingt nach Abtippen. Es ist mehr, denn die Anfrage kommt als Tabelle mit Briefkopf über den Spalten, als PDF, das nur wie eine Tabelle aussieht, oder als drei Sätze in einer E-Mail. Dieser Ratgeber zeigt, wie sich Positionen aus PDF und E-Mail auslesen lassen, ohne eine einzige zu erfinden, wo das Auslesen typischerweise scheitert und wie Sie ein Werkzeug dafür mit Ihren eigenen Anfragen testen.
Aktualisiert am 5. Oktober 2026
Was zu einer sauberen Position gehört
Eine Position, mit der sich arbeiten lässt, hat vier Bestandteile – und einen fünften, der leicht vergessen wird:
- Menge – eine Zahl, die tatsächlich in der Anfrage steht, keine stillschweigend angenommene Eins.
- Einheit – Stück, Meter oder ein Gebinde. Schreibt der Kunde „Karton“, muss an der Position weiterhin Karton stehen: Die Umrechnung folgt später und braucht diese Angabe.
- Nummer – und wessen Nummer es ist: die Kundenartikelnummer, die Herstellerartikelnummer oder Ihre eigene Artikelnummer.
- Beschreibung – vollständig, einschließlich der zweiten und dritten Zeile mit Abmessung oder Werkstoff.
- Fundstelle – die Stelle im Original, aus der die Position stammt, damit bei der Prüfung niemand suchen muss.
Das Auslesen ist abgeschlossen, wenn diese Angaben vorliegen oder sichtbar fehlen. Welcher Ihrer Artikel gemeint ist, entscheidet erst der nächste Schritt. Ein Werkzeug, das beides vermischt, versteckt Lesefehler hinter plausiblen Zuordnungen.
E-Mail-Text, PDF, Tabelle: drei Arten zu lesen
Dieselben fünf Positionen verlangen je nach Eingangsweg ein anderes Leseverfahren. Quotrail nimmt Excel (.xlsx, .xls), CSV, PDF und E-Mail-Dateien (.eml, aus Outlook .msg) an; eine E-Mail und jeder ihrer lesbaren Anhänge gelten als eigene Dokumente.
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| Quelle | Die Schwierigkeit | Wie Quotrail liest | Was zu prüfen bleibt |
|---|---|---|---|
| Tabelle (Excel, CSV) | Die Kopfzeile steht selten in Zeile 1; Spaltennamen unterscheiden sich von Kunde zu Kunde | Sucht die Kopfzeile in den ersten 15 Zeilen und erkennt die Spalten an ihren Namen auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Nötig sind eine Mengenspalte und eine Spalte mit Bezeichnung oder Nummer | Den Hinweis, dass keine Positionstabelle erkennbar war, falls ein Blatt anders aufgebaut ist |
| PDF mit Textebene | Ein PDF kennt weder Zeilen noch Spalten, nur Textstücke mit Koordinaten | Setzt Zeilen und Spalten aus den Koordinaten wieder zusammen und versucht drei Lesarten mit abnehmender Strenge: den nummerierten Positionsblock eines ERP-Ausdrucks, eine Tabelle mit Kopfzeile, Fließtext | Ob jede Position des Originals angekommen ist |
| Gescanntes PDF | Es gibt keinen Text, nur ein Bild | Nimmt die Datei an und kennzeichnet sie als Scan ohne Textebene. Gelesen wird sie nicht; eine Texterkennung (OCR) gibt es nicht | Positionen von Hand ergänzen oder die Liste in einem anderen Format anfordern |
| E-Mail-Text | Positionen stehen zwischen Anrede, Erläuterungen und Signatur | Liest Zeile für Zeile und zurückhaltend: Eine Zeile wird nur mit Menge zur Position – oder mit Nummer, wenn sie wie eine Position aufgebaut ist. Was wie eine Position aussieht, ohne diese Bedingungen zu erfüllen, wird zur offenen Rückfrage | Die offenen Rückfragen |
Lässt sich ein Anhang nicht lesen – ein Format außerhalb dieser Liste oder eine beschädigte Datei –, wird der Rest der E-Mail trotzdem verarbeitet und der Anhang als übersprungen aufgeführt. Ein kennwortgeschütztes PDF, das Sie direkt ablegen, wird mit der Bitte um eine Fassung ohne Kennwortschutz abgewiesen.
Was typischerweise schiefgeht
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| Im Dokument | Die Falle | Was Quotrail tut | Was zu prüfen bleibt |
|---|---|---|---|
| Eine Beschreibung, die in der nächsten Zeile weitergeht | Die zweite Zeile wird zur eigenen Position oder geht verloren | Hängt in Tabellen und PDFs eine Zeile, die nur Text enthält – keine Menge, keine Nummer –, an die Position darüber an | Ob die Beschreibung vollständig ist |
| Eine Summenzeile unter der Tabelle | Sie wird als Position gelesen oder an die letzte Beschreibung angehängt | Sortiert Summen- und Zwischensummenzeilen aus, bevor sie sich an die letzte Position hängen können | Nichts |
| „M12 x 40“ neben „x3“ | Eine Abmessung wird als Menge gelesen | Liest „x3“ am Zeilenende nur dann als Menge, wenn davor keine Ziffer steht; in „M12 x 40“ bleibt die 40 eine Abmessung | Die Menge, falls keine genannt ist |
| „2 Stück … 50 ml“ | Die 50 wird zur Menge | Stehen vorn Menge und Einheit und hinten eine Maßangabe, gilt die vordere als Menge; die Maßangabe bleibt in der Beschreibung | Nichts |
| Kundenartikelnummer und Herstellerartikelnummer in zwei Spalten | Eine geht verloren oder beide werden vertauscht | Führt sie als getrennte Felder – Kundenartikelnummer, Herstellerartikelnummer, Hersteller –, wenn die Spaltennamen sagen, was wo steht | Spalten mit ungewöhnlichen Namen |
| Eine Nummer im Fließtext | Nichts sagt, wessen Nummer es ist | Übernimmt die Nummer wie geschrieben. Wessen Nummer es ist, klärt erst die Zuordnung – im Abgleich mit Ihrem Katalog und den für diesen Kunden bereits bekannten Nummern | Die Zuordnung, nicht das Auslesen |
| Anrede, Signatur, Telefonnummer, Datum | Eine Telefonnummer oder ein Datum wird zur Artikelnummer | Überspringt Anrede- und Signaturzeilen sowie Telefonzeilen; ein Datum gilt nicht als Nummer | Nichts |
| „Position 3 entfällt“, „wie letztes Angebot“ | Eine Änderung zu einer früheren Anfrage wird als neue Position gelesen | Erzeugt keine Position; der Satz wird zur offenen Rückfrage, die Änderung ist von Hand zu übernehmen | Das frühere Angebot |
Auch Zahlenformate gehören hierher: In einer Tabelle entscheidet die Sprache der Spaltenköpfe, wie „1.000“ gelesen wird – unabhängig von der Begleit-E-Mail –, und eine Zelle, die Excel als Zahl speichert, wird als diese Zahl übernommen. Wie Mengen anschließend umgerechnet werden, beschreibt der Ratgeber zu Einheiten, Gebinden und Fehlern in Artikelnummern.
Ein Beispiel: eine E-Mail, zwei Anhänge
Fiktives Beispiel. Anfrage, Kunde und Artikeldaten sind erfunden und zeigen, wie die dokumentierten Regeln die einzelnen Teile einer Anfrage behandeln. Sie belegen keine Erkennungsquote.
Ein Einkäufer sendet eine E-Mail mit zwei PDFs: einer Anfrage aus seinem ERP und einer eingescannten Skizze. Im E-Mail-Text steht ein zusätzlicher Satz. Das kommt bei der Prüfung an:
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| In der Anfrage | Was gelesen wird | Ergebnis | Aufgabe bei der Prüfung |
|---|---|---|---|
| ERP-PDF, Position 10: „Wellendichtring 25x47x7 … 20 ST“, eingerückte Folgezeile: „NBR, mit Staublippe“ | Menge 20, Einheit Stück; beide Textzeilen bilden eine Beschreibung | Eine Position | In diesem Schritt nichts |
| Position 20: „Kabelbinder 200 mm schwarz … 3 KTN“ | Menge 3 in einer Gebindeeinheit, nicht in Stück | Eine Position; das Gebinde bleibt als Einheit stehen | Später die Umrechnung in Stück anhand der Gebindegröße |
| Position 30: Menge „1.000“ in einem deutschen Dokument | Als tausend gelesen, anhand der Sprache des Dokuments | Eine Position; die Menge ist als mehrdeutig markiert | Die tatsächlich gewünschte Menge |
| Die Summenzeile unter den Positionen | Keine Position | Es entsteht nichts | Nichts |
| Zweites PDF: eine eingescannte Skizze | Keine Textebene | Als Scan gekennzeichnet, nicht gelesen | Skizze ansehen; enthält sie eine Position, diese von Hand ergänzen |
| E-Mail-Text: „Bitte auch die Dichtungen wie letztes Angebot anbieten“ | Ein Verweis auf eine frühere Anfrage, keine Menge | Offene Rückfrage; es wird keine Position erfunden | Positionen aus dem früheren Angebot übernehmen oder beim Kunden nachfragen |
Jede Position behält ihre Fundstelle. Bei der Prüfung bleibt das Original neben den Positionen sichtbar, und die Stelle zur gerade bearbeiteten Position ist hervorgehoben – niemand muss zwei Fenster vergleichen.
Erst jetzt beginnt die Zuordnung. Wie es mit diesen drei Positionen weitergeht, beschreibt der Überblick zur Automatisierung von Angebotsanfragen im technischen Handel.
Was sich automatisieren lässt und was ein Mensch prüfen muss
Das Auslesen eignet sich gut für feste Regeln, weil die Frage eng gefasst ist: Was steht hier? Die auf dieser Seite beschriebenen Leseregeln sind deterministisch – dasselbe Dokument ergibt dieselben Positionen. Feste Regeln können verlässlich:
- die Kopfzeile und die Spalten einer Tabelle finden,
- die Zeilen eines PDF wieder zusammensetzen und Folgezeilen anhängen,
- Schreibweisen von Einheiten in vier Sprachen denselben Einheiten zuordnen,
- Zahlenformate anhand der Sprache des Dokuments lesen und mehrdeutige kennzeichnen,
- Anrede, Signatur und Summenzeilen weglassen.
Einen Menschen braucht es überall dort, wo das Dokument nicht genug sagt: bei Scans, bei Sätzen, die auf ein früheres Angebot verweisen, bei Zeilen ohne Menge, bei als mehrdeutig markierten Mengen – und bei der einfachen Frage, ob die Liste vollständig ist. Eine fehlende Position lässt sich von Hand ergänzen, mit einem Vermerk zur Herkunft. Dahinter steht eine Regel, auf der Sie bestehen sollten: Was nicht gelesen werden konnte, wird als nicht gelesen ausgewiesen und nie aufgefüllt.
Ein Werkzeug mit Ihren eigenen Anfragen testen
Eine Vorführung zeigt eine aufgeräumte Tabelle. Ihr Posteingang sieht anders aus. Ein kurzer Test mit eigenen Unterlagen sagt mehr:
- Sammeln Sie echte Anfragen jeder Art, die bei Ihnen eingeht: Tabellen, PDFs aus einem ERP, von Hand erstellte PDFs, Scans, Freitext-E-Mails und weitergeleitete E-Mails mit Anhängen.
- Zählen Sie die Positionen in jedem Original von Hand, bevor Sie das Werkzeug etwas lesen lassen.
- Vergleichen Sie: Welche Positionen fehlen, welche wurden erfunden, welche zusammengezogen oder geteilt, wo stimmen Menge oder Einheit nicht?
- Achten Sie darauf, was das Werkzeug mit Unlesbarem tut. Sagt es das – oder liefert es etwas Plausibles?
- Prüfen Sie, ob jede Position zu ihrer Stelle im Original zurückführt.
Quotrail versendet niemals eigenständig ein Angebot; jedes Angebot gibt ein Mensch frei. Sehen Sie sich die Tarife und Preise an, vereinbaren Sie ein Gespräch, um eigene Anfragen einzulesen, oder lesen Sie weiter, wie sich Kundenartikelnummern zuordnen lassen.