Ratgeber · Vertriebsinnendienst
Anfragen im technischen Großhandel automatisch bearbeiten
Eine Anfrage mit fünfzig Positionen kommt selten so, wie Ihr Warenwirtschaftssystem sie gern hätte. Mal als PDF, mal als Excel, mal als Text in der E-Mail. Mal mit Herstellernummer, mal mit der Kundennummer, mal nur mit „oder gleichwertig“. Ihr Innendienst tippt ab, sucht im Katalog, rechnet Konditionen – und die nächste Anfrage wartet schon.
Aktualisiert am 11. Oktober 2026
Wo die Zeit wirklich verloren geht
- Abtippen: Positionen, Mengen und Einheiten aus PDF, Excel und Mailtext übertragen.
- Zuordnen: Herstellerteilenummer, Kundenteilenummer oder Freitext dem richtigen Artikel zuordnen.
- Kalkulieren: Kundenpreis, Rahmenvertrag und Mengenstaffel für jede Zeile richtig anwenden.
- Nachfragen: Unklare Positionen erst spät erkennen – oft erst, wenn das Angebot schon fast fertig ist.
So arbeitet Quotrail
- Erfassen: Quotrail liest Anfragen aus Ihrem Postfach oder als Datei – E-Mail, PDF, Excel oder CSV. Spalten, Mengen und Einheiten werden erkannt, Freitext wird zu sauberen Positionen. Anhänge, die nicht gelesen werden können, werden markiert und nie stillschweigend übergangen.
- Zuordnen: Jede Position wird gegen Ihren eigenen Katalog geprüft – über Herstellerteilenummer, Kundenteilenummer, frühere Angebote und Volltextsuche. Neben jeder Zuordnung steht, wie Quotrail darauf gekommen ist. Grün ist eindeutig, Gelb braucht einen Blick, Rot eine Rückfrage.
- Kalkulieren: Preise kommen aus Ihren Konditionen: Kundenpreis, Rahmenvertrag, Mengenstaffel.
- Freigeben: Ihr Innendienst prüft – unsichere Zeilen zuerst – und gibt frei. Ohne Freigabe geht kein Angebot raus.
Was Quotrail bewusst nicht ist
Kein neues ERP, kein IT-Projekt und keine KI, die Angebote an Ihrem Team vorbei verschickt. Quotrail sucht, ordnet zu und rechnet – die Entscheidung bleibt bei Ihren Leuten. Jede Zuordnung ist nachvollziehbar, jede Entscheidung steht im Protokoll. Kundendaten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Für wen sich das lohnt
Für technische Großhändler und Distributoren mit vielen Anfragen, langen Positionslisten und eigenen Konditionen – etwa für Hydraulik, Pneumatik, Sensorik, Sicherheitstechnik oder Ersatzteile.
Häufige Fragen
- Müssen wir unser Warenwirtschaftssystem ersetzen?
- Nein. Quotrail arbeitet mit Ihrem Katalog und Ihren Konditionen; es ersetzt kein ERP.
- Verschickt Quotrail Angebote selbst?
- Nein. Nichts geht raus, bevor eine Person geprüft und freigegeben hat.
- Was passiert mit Positionen, die nicht eindeutig sind?
- Sie werden markiert und oben einsortiert, damit Ihr Team sie zuerst sieht.