Guida · Estrazione
Estrarre le righe di una richiesta di offerta da PDF ed e-mail: metodo e controlli
Prima di abbinare gli articoli o calcolare un prezzo, la richiesta deve diventare un elenco: quantità, unità, codice, descrizione — una riga per articolo. Sembra un lavoro di digitazione. Non lo è, perché la richiesta arriva come foglio di calcolo con un’intestazione sopra la tabella, come PDF che di una tabella ha solo l’aspetto, o come tre frasi in un’e-mail. Questa guida spiega come estrarre le righe da PDF ed e-mail senza inventarne, dove l’estrazione si inceppa più spesso e come provare uno strumento con le proprie richieste.
Aggiornato il 5 ottobre 2026
Che cosa contiene una riga utilizzabile
Una riga su cui si può lavorare ha quattro elementi, più un quinto che si dimentica facilmente:
- Quantità — un numero scritto davvero nella richiesta, non un «1» dato per scontato.
- Unità — pezzi, metri o una confezione. Se il cliente scrive «scatola», la riga deve continuare a indicare scatola: la conversione avviene dopo e si basa su questa indicazione.
- Codice — precisando di chi è: codice interno del cliente, codice del produttore o codice articolo della sua azienda.
- Descrizione — completa, comprese la seconda e la terza riga che indicano la misura o il materiale.
- Origine — il punto del documento originale da cui proviene la riga, perché chi verifica non debba cercarlo.
L’estrazione è conclusa quando questi elementi sono compilati o risultano visibilmente mancanti. Stabilire quale articolo del catalogo è richiesto è il passaggio successivo. Uno strumento che confonde le due cose nasconde gli errori di lettura dietro abbinamenti plausibili.
Testo dell’e-mail, PDF, foglio di calcolo: tre modi di leggere
Le stesse cinque righe richiedono un metodo di lettura diverso a seconda di come arrivano. Quotrail accetta file Excel (.xlsx, .xls), CSV, PDF ed e-mail (.eml, oppure .msg da Outlook); un’e-mail e ciascuno dei suoi allegati leggibili vengono trattati come documenti distinti.
Scorra la tabella in orizzontale per vedere tutte le colonne.
| Fonte | La difficoltà | Come la legge Quotrail | Cosa resta da verificare |
|---|---|---|---|
| Foglio di calcolo (Excel, CSV) | L’intestazione è raramente nella prima riga; i nomi delle colonne cambiano da cliente a cliente | Cerca la riga di intestazione nelle prime 15 righe e riconosce le colonne dai nomi in tedesco, inglese, francese e italiano. Servono una colonna per la quantità e una colonna con descrizione o codice | L’avviso che non è stata riconosciuta alcuna tabella di righe, se un foglio è strutturato diversamente |
| PDF con livello di testo | Un PDF non conosce righe né colonne, solo frammenti di testo con coordinate | Ricostruisce righe e colonne dalle coordinate, poi prova tre letture via via meno rigide: il blocco di righe numerate di una stampa del gestionale, una tabella con intestazione, il testo libero | Che ogni riga dell’originale sia arrivata |
| PDF scansionato | Non c’è testo da leggere, solo un’immagine | Accetta il file e lo segnala come scansione senza livello di testo. Non viene letto; non c’è riconoscimento del testo (OCR) | Aggiungere le righe a mano o chiedere l’elenco in un altro formato |
| Testo dell’e-mail | Le righe si trovano fra saluti, spiegazioni e firma | Legge riga per riga e con prudenza: una riga di testo diventa una riga articolo solo con una quantità, oppure con un codice se ne ha la forma. Ciò che vi somiglia senza soddisfare queste condizioni diventa una richiesta di chiarimento | Le richieste di chiarimento |
Se un allegato non può essere letto — un formato non compreso in questo elenco, un file danneggiato — il resto dell’e-mail viene comunque elaborato e l’allegato è indicato come ignorato. Un PDF protetto da password caricato direttamente viene rifiutato, con un messaggio che chiede una versione non protetta.
Che cosa va storto più spesso
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| Nel documento | L’errore possibile | Cosa fa Quotrail | Cosa resta da verificare |
|---|---|---|---|
| Una descrizione che prosegue nella riga successiva | La seconda riga diventa un articolo a sé oppure si perde | Nelle tabelle e nei PDF, unisce alla riga precedente ogni riga che contiene solo testo, senza quantità né codice | Che la descrizione sia completa |
| Una riga del totale sotto la tabella | Viene letta come articolo o accodata all’ultima descrizione | Scarta le righe di totale e subtotale prima che si aggancino all’ultima riga | Nulla |
| «M12 x 40» accanto a «x3» | Una misura letta come quantità | Legge «x3» a fine riga come quantità solo se non segue una cifra; in «M12 x 40» il 40 resta una misura | La quantità, se non è indicata |
| «2 bombolette … 400 ml» | Il 400 viene preso per la quantità | Con quantità e unità all’inizio e una misura alla fine, la prima è la quantità; la misura resta nella descrizione | Nulla |
| Codice articolo del cliente e codice del produttore in due colonne | Uno si perde oppure i due vengono scambiati | Li mantiene in campi distinti — codice articolo del cliente, codice del produttore, produttore — quando i nomi delle colonne indicano quale è quale | Le colonne con nomi insoliti |
| Un codice nel testo libero | Nulla dice di chi sia | Riporta il codice così com’è scritto. Di chi sia viene stabilito nell’abbinamento, confrontandolo con il catalogo e con i codici già noti per quel cliente | L’abbinamento, non l’estrazione |
| Saluti, firma, numero di telefono, data | Un numero di telefono o una data diventa un codice articolo | Ignora le righe di saluto e di firma e le righe con il numero di telefono; una data non viene trattata come codice | Nulla |
| «Riga 3 da togliere», «come ultima offerta» | Una modifica a una richiesta precedente viene letta come nuovo articolo | Non crea alcuna riga; la frase diventa una domanda aperta, da riportare manualmente | L’offerta precedente |
Contano anche i formati numerici: in un foglio di calcolo è la lingua delle intestazioni di colonna a stabilire come leggere «1.000», indipendentemente dall’e-mail di accompagnamento, e una cella che Excel salva come numero viene ripresa così com’è. La conversione delle quantità è trattata nella guida su unità, confezioni ed errori nei codici articolo.
Un esempio: un’e-mail, due allegati
Esempio fittizio. Richiesta, cliente e dati degli articoli sono inventati per mostrare come le regole documentate trattano ciascuna parte di una richiesta. Non rappresentano una misurazione della qualità di estrazione.
Un responsabile acquisti invia un’e-mail con due PDF: una richiesta stampata dal gestionale e uno schizzo scansionato. Il testo dell’e-mail aggiunge una frase. Ecco che cosa arriva alla verifica:
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| Nella richiesta | Che cosa viene letto | Risultato | Verifica richiesta |
|---|---|---|---|
| PDF del gestionale, riga 10: «Anello di tenuta 25x47x7 … 20 PZ», riga successiva rientrata: «NBR, con labbro parapolvere» | Quantità 20, unità pezzo; le due righe di testo formano un’unica descrizione | Una riga | Nulla in questa fase |
| Riga 20: «Fascette 200 mm nere … 3 CONF» | Quantità 3 in un’unità di confezione, non in pezzi | Una riga; la confezione resta come unità | Più avanti, la conversione in pezzi in base al contenuto della confezione |
| Riga 30: quantità «1.000» in un documento in italiano | Letta come mille, in base alla lingua del documento | Una riga; la quantità è segnalata come ambigua | La quantità effettivamente richiesta |
| La riga del totale sotto gli articoli | Non è un articolo | Non viene creato nulla | Nulla |
| Secondo PDF: uno schizzo scansionato | Nessun livello di testo | Segnalato come scansione, non letto | Guardare lo schizzo; se contiene un articolo, aggiungere la riga a mano |
| Testo dell’e-mail: «Vi preghiamo di quotare anche le guarnizioni, come ultima offerta» | Un rimando a una richiesta precedente, senza quantità | Domanda aperta; non viene inventata alcuna riga | Riportare gli articoli dall’offerta precedente o chiedere al cliente |
Ogni riga conserva il punto da cui proviene. Durante la verifica l’originale resta visibile accanto alle righe e il passaggio relativo alla riga attiva è evidenziato: nessuno deve confrontare due finestre.
Solo a questo punto inizia l’abbinamento. Il seguito per queste tre righe è descritto nella guida sull’automazione delle richieste di offerta nella distribuzione tecnica.
Che cosa si può automatizzare e che cosa deve verificare una persona
L’estrazione si presta bene a regole fisse, perché la domanda è circoscritta: che cosa c’è scritto qui? Le regole di lettura descritte in questa pagina sono deterministiche: lo stesso documento produce le stesse righe. Con le regole si può, in modo affidabile:
- trovare la riga di intestazione e le colonne di una tabella;
- ricostruire le righe di un PDF e unire le righe di continuazione;
- ricondurre alle stesse unità le grafie delle unità in quattro lingue;
- leggere i formati numerici in base alla lingua del documento e segnalare quelli ambigui;
- tralasciare saluti, firme e righe di totale.
Una persona serve ovunque il documento non dica abbastanza: scansioni, frasi che rimandano a un’offerta precedente, righe senza quantità, quantità segnalate come ambigue — e la semplice domanda se l’elenco sia completo. Una riga mancante può essere aggiunta a mano, con una nota sulla provenienza. La regola da pretendere è quella che sta dietro a tutto questo: ciò che non è stato possibile leggere risulta come non letto e non viene mai completato.
Provare uno strumento con le proprie richieste
Una dimostrazione mostra un foglio di calcolo ordinato. La posta in arrivo è un’altra cosa. Un test breve con i propri documenti dice di più:
- Raccolga richieste reali di tutti i tipi che riceve: fogli di calcolo, PDF del gestionale, PDF composti a mano, scansioni, e-mail a testo libero ed e-mail inoltrate con allegati.
- Conti a mano le righe di ciascun originale prima di far leggere qualsiasi cosa allo strumento.
- Confronti: quali righe mancano, quali sono state inventate, quali unite o divise, dove quantità o unità sono sbagliate?
- Osservi che cosa fa lo strumento con ciò che non riesce a leggere. Lo dichiara, oppure produce qualcosa di plausibile?
- Verifichi che ogni riga riconduca al suo punto nell’originale.
Quotrail non invia mai un’offerta di propria iniziativa e ogni offerta viene approvata da una persona. Consulti i piani e prezzi, prenoti un colloquio per far leggere le sue richieste oppure prosegua con la guida sull’abbinamento dei codici articolo dei clienti.