Angebotsanfragen im technischen Handel automatisieren: von der E-Mail zum freigegebenen Angebot

Das Abtippen ins ERP ist der sichtbare Teil. Zeit kostet vor allem die Suche dazwischen: Welcher Ihrer Artikel ist gemeint? Geht es um Stück oder Gebinde? Welche Kundenkonditionen gelten? Ist ein Artikel ausgelaufen? Erfahrene Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst wissen vieles auswendig; neue Kollegen müssen nachfragen.

Automatisierung hilft dort, wo diese Suche festen Regeln folgt. Gefährlich wird sie, wenn sie rät. Die entscheidende Frage an ein Werkzeug lautet deshalb nicht „Wie viel ordnet es zu?“, sondern „Was tut es, wenn die Zuordnung unsicher ist?“.

1. Eingang – E-Mail, PDF, Excel oder CSV. Der Kunde wird anhand der Absenderdomain erkannt, nicht allein anhand der E-Mail-Adresse.
2. Auslesen – Kopfdaten wie Frist, Referenz, Währung und Dringlichkeit sowie die einzelnen Positionen. Bei Tabellen werden die Spalten erkannt; bei PDFs aus einem ERP wird der Positionsblock ausgewertet. Freitext-E-Mails werden zurückhaltend verarbeitet: Fehlen Menge oder Artikelnummer, entsteht eine offene Rückfrage statt einer geratenen Position.
3. Mengen vereinheitlichen – Einheiten, Gebinde, Verpackungsgrößen, Mindestbestellmengen sowie deutsche und englische Zahlenformate.
4. Artikel zuordnen – Kandidaten aus Ihrem eigenen Katalog werden anhand der Belege gewichtet: eigene Artikelnummer, erlernte Kundenartikelnummer, Herstellerartikelnummer, Kaufhistorie, Typenschlüssel und technische Merkmale.
5. Preise ermitteln – Ein Vorschlag mit nachvollziehbarer Quelle: Vertragspreis, Kundennettopreis, Rabattgruppe, Listenpreis oder Kalkulation aus dem Einkaufspreis. Warnungen weisen etwa auf abgelaufene Konditionen oder eine Marge unter dem Zielwert hin.
6. Prüfen und freigeben – Ein Mensch prüft die offenen Punkte und gibt das Angebot frei. Nichts wird automatisch versendet.

Fiktives Beispiel. Anfrage, Kunde und Artikeldaten sind erfunden und zeigen, wie die dokumentierten Regeln einzelne Positionen behandeln. Sie belegen keine Trefferquote.

Ein Einkäufer aus der Instandhaltung sendet eine kurze Liste per E-Mail. Quotrail erkennt den Kunden an der Absenderdomain und liest fünf Positionen aus. So erscheinen sie bei der Prüfung:

Beim Öffnen der Anfrage stehen die unklaren Positionen zuerst. Zu jeder werden die fünf besten Katalogkandidaten mit den Gründen für ihre Reihenfolge angezeigt. Ordnet die prüfende Person eine Kundenartikelnummer zu, wird diese Entscheidung im Kundenprofil gespeichert. Dieselbe Schreibweise lässt sich bei der nächsten Anfrage direkt zuordnen.

Sind alle Positionen geklärt, gibt ein Mensch das Angebot frei. Erst dann ist es ein Angebot: Bis zur Freigabe bleibt der Entwurf als solcher gekennzeichnet, auch im PDF. Das freigegebene Angebot lässt sich als PDF, Excel, CSV, CSV-Datei für den ERP-Import oder als E-Mail-Text ausgeben, den Sie selbst versenden.

Eine Position ist nur so verlässlich wie die Regel, die sie akzeptiert hat. Quotrail kennzeichnet sie nur dann als eindeutig, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

• Es gibt einen Beleg durch eine Kennung, eine Kundenartikelzuordnung oder die Kaufhistorie – ähnlicher Text allein reicht nicht.
• Kein verbindliches technisches Merkmal widerspricht dem Kandidaten.
• Der beste Kandidat liegt deutlich vor dem zweitbesten.
• Der Artikel ist nicht ausgelaufen.

Fehlt eine Bedingung, bleibt die Position in der Prüfung – auch wenn die Beschreibung sehr ähnlich aussieht. Eine Nummer, die bei mehreren Artikeln vorkommt, wird schwächer gewichtet. Mehrdeutige Nummern erzeugen so keine falsche Sicherheit.

Anbieter zeigen in Vorführungen meist saubere Beispiele. Ihre Entscheidung sollte auf Ihren eigenen Anfragen beruhen, einschließlich der schwierigen Fälle. Ein kurzer, strukturierter Test sagt mehr aus als eine Funktionsliste:

1. Sammeln Sie aktuelle echte Anfragen in verschiedenen Formaten: Tabellen, ERP-PDFs und Freitext-E-Mails – auch die, die Ihrem Team besonders viel Arbeit machen.
2. Importieren Sie den tatsächlich verwendeten Katalog, die Kundendaten und die Konditionen als Export aus Ihrem ERP.
3. Notieren Sie für jede Position den angezeigten Status und ob bei der Prüfung eine Korrektur nötig war.
4. Achten Sie besonders auf als eindeutig markierte Positionen, die trotzdem korrigiert werden mussten. Diese Zahl entscheidet, ob Sie dem schnellen Prüfweg vertrauen können.
5. Prüfen Sie auch die Übergabe: Kann Ihr Team das freigegebene Angebot ohne erneutes Abtippen ins ERP importieren?

Quotrail arbeitet ohne direkte ERP-Anbindung: Stammdaten kommen als Excel- oder CSV-Export hinein, freigegebene Angebote gehen als Dateien zurück. Eine direkte Anbindung wird gesondert vereinbart; sie wird nicht vorausgesetzt.

Quotrail richtet sich an technische und industrielle Händler, deren Vertriebsinnendienst Angebote aus dem eigenen Katalog erstellt. Sehen Sie sich die Tarife und Preise an, vereinbaren Sie ein Gespräch zur Prüfung mit Ihren Daten oder lesen Sie, wie die Regeln mit Einheiten, Gebinden und Fehlern in Artikelnummern umgehen.