Guide · Rapprochement
Références clients : comment les rapprocher de votre propre catalogue
Un acheteur ne recherche pas votre référence article. Sa demande est éditée depuis son propre système et porte ses propres codes — exacts, constants et sans signification pour quiconque est extérieur à son entreprise. Rapprocher les références clients, c’est transformer ces codes en articles de votre catalogue : une première fois grâce à une personne qui sait, puis au moyen d’une table de correspondance qui doit être juste. Ce guide explique d’où viennent ces correspondances, les erreurs qu’elles produisent, à quelles conditions l’une d’elles peut être considérée comme sûre et comment Quotrail les traite.
Mis à jour le 5 octobre 2026
Pourquoi la référence du client est à la fois le meilleur indice et le plus délicat
Dans l’entreprise du client, cette référence est sans ambiguïté : elle désigne un seul article dans son système et revient à l’identique dans chaque demande. C’est un indice plus solide que n’importe quelle désignation. Hors de cette entreprise, elle ne dit rien. Vous ne pouvez pas la rechercher dans votre catalogue, et la même suite de caractères peut désigner un autre article chez un autre client.
Deux conséquences en découlent. Une correspondance appartient à un client, pas au catalogue : le client doit donc être reconnu avant qu’elle puisse s’appliquer. Quotrail reconnaît le client à partir du domaine de l’expéditeur et ne recherche les correspondances apprises que pour ce client. Et une correspondance est une décision que quelqu’un a prise un jour : il lui faut une origine, une date et un moyen de la corriger.
D’où viennent les correspondances
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| Source | Son intérêt | Sa faiblesse | Dans Quotrail |
|---|---|---|---|
| Une table de correspondance que vous tenez déjà, dans l’ERP ou dans un tableur | De nombreuses correspondances d’un coup, pour vos clients réguliers | Personne ne sait de quand date chaque entrée | Import au format CSV ou Excel avec votre référence article, la référence du client et le numéro client. Une simulation est d’abord effectuée ; si une ligne est erronée, rien n’est écrit |
| Les demandes qui indiquent les deux références | Le client fournit lui-même la correspondance | Ne fonctionne que si la demande comporte une colonne pour chacune | Lorsqu’un tableur comporte une colonne pour la référence client, la confirmation de la ligne enregistre cette référence pour l’article |
| Les décisions prises en vérification | Confirmées par la personne qui connaît le client | La base ne s’enrichit qu’une demande après l’autre | Une ligne résolue est enregistrée dans le profil client, avec le nom de la personne qui l’a confirmée et la date |
| Les commandes et devis antérieurs | Montrent ce que le client a réellement reçu | Reproduisent d’anciennes substitutions et des articles qui ne sont plus commercialisés | Un article déjà acheté par le client constitue un indice à part entière, moins fort qu’une correspondance confirmée plusieurs fois |
Quelle que soit la source, la référence est comparée sans tenir compte des majuscules et minuscules, des espaces, des tirets et des points : « AB-4711/32 » et « ab 4711 32 » sont la même référence.
Les erreurs que produisent les tables de correspondance
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| Cas | Le piège | Ce que fait Quotrail | Ce qu’il reste à vérifier |
|---|---|---|---|
| La table associe une même référence client à deux de vos articles | La première entrée l’emporte sans que personne le remarque | L’import rejette la ligne : la référence est déjà associée à un autre article et la correspondance existante doit d’abord être vérifiée | Lequel des deux articles est le bon |
| En vérification, un autre article est choisi pour une référence connue | L’ancienne correspondance revient sans cesse | Reporte la correspondance sur l’article choisi, reprend le décompte des confirmations à un et consigne la correction dans le journal | Rien de plus |
| Des références complétées par des zéros dans l’ERP, comme 000000000000221599 | Aucune correspondance à cause des zéros | Compare aussi la référence sans les zéros de remplissage | Les références commençant par un ou deux zéros : les écrire dans la table comme le client les écrit |
| L’article associé n’est plus commercialisé | Proposer en toute confiance ce que vous ne pouvez pas livrer | Ne marque jamais comme clair un article retiré, quel que soit le nombre de confirmations de la correspondance | Valider le successeur avec le client |
| Deux clients utilisent la même référence pour des articles différents | La correspondance de l’un est appliquée à l’autre | Enregistre les correspondances par client et ne les utilise que pour le client reconnu | Que la demande a été attribuée au bon client |
| Une correspondance a été apprise à tort | Elle revient à chaque demande et se renforce à chaque confirmation | Permet de l’oublier depuis le profil client : la correspondance est supprimée et le journal indique qui l’a fait | Le profil client, de temps à autre |
| La référence du client ressemble à l’une de vos propres références article | Deux articles disposent chacun d’un indice fort | Ne marque une ligne comme claire que si le meilleur candidat se distingue nettement du deuxième ; sinon, elle reste à vérifier | Quel article est demandé |
Exemple : une référence client, quatre demandes
Exemple fictif. Le client, les références et l’article sont inventés pour illustrer le traitement d’une référence client dans le temps par les règles documentées. Ils ne constituent pas une mesure du taux de rapprochement.
Un acheteur chargé de la maintenance demande un joint d’arbre sous sa référence interne AB-4711/32 ; son tableur lui consacre une colonne. Votre catalogue ne connaît pas cette référence. Voici ce qui se passe au fil de quatre demandes :
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| Demande | Éléments trouvés | Statut | Ce qui se passe en vérification |
|---|---|---|---|
| Première : AB-4711/32 avec une courte désignation | Aucun indice lié à une référence : seulement la désignation et les caractéristiques | À vérifier | Choisir l’article parmi les candidats classés ; la correspondance est enregistrée |
| Deuxième : la même référence, écrite « ab 4711 32 » | Correspondance client confirmée une fois | Net ou À vérifier, selon les autres indices | Confirmer ; la correspondance compte désormais deux confirmations |
| Troisième : encore la même référence | Correspondance client apprise, confirmée deux fois | Net, si aucune caractéristique ne la contredit et si aucun autre candidat n’est proche | Vérifier rapidement le prix et la quantité |
| Quatrième : entre-temps, l’article n’est plus commercialisé | La même correspondance, mais l’article est marqué comme retiré | À vérifier | Valider le successeur avec le client |
Sur chacune de ces lignes, l’indice lui-même est affiché : la graphie du client, le nombre de confirmations, la dernière personne à avoir confirmé et la date.
Quand une correspondance peut-elle être considérée comme sûre ?
Une référence client est un indice fort, pas une preuve. Dans Quotrail, une correspondance apprise fait partie des indices qui peuvent rendre une ligne claire, mais seulement avec les autres conditions :
- La correspondance appartient au client reconnu et n’a pas été corrigée plus souvent qu’elle n’a été confirmée.
- Aucune caractéristique technique impérative de la ligne ne contredit l’article.
- Le meilleur candidat se distingue nettement du deuxième.
- L’article n’est pas en fin de commercialisation.
Le nombre de confirmations compte. À partir de deux confirmations, une correspondance pèse presque autant qu’une correspondance exacte avec votre propre référence article ; après une seule, nettement moins. Une correspondance corrigée plus souvent que confirmée joue contre l’article au lieu de l’appuyer. Et quelle que soit la ligne, un devis ne devient un devis qu’après l’approbation d’une personne.
Commencer avec les correspondances dont vous disposez
- Exportez les correspondances que vous tenez aujourd’hui. Trois colonnes suffisent : numéro client, référence du client, votre référence article.
- Tenez à jour les domaines d’expéditeur de vos clients, afin que les demandes soient attribuées au bon client et que les correspondances puissent s’appliquer.
- Considérez une correspondance importée comme un point de départ : elle compte comme une correspondance confirmée une fois ; les confirmations ultérieures en vérification la renforcent.
- Parcourez de temps à autre le profil client et faites oublier les correspondances qui ne sont plus valables.
Quotrail s’adresse aux distributeurs techniques et industriels dont les équipes commerciales sédentaires établissent leurs devis à partir de leur propre catalogue. Consultez les offres et tarifs, prenez rendez-vous pour l’essayer avec vos propres références clients ou lisez les cas de test sur les unités, conditionnements et erreurs de référence.